新入社員がまず知るべき名刺管理の方法｜名刺の重要性と新社会人のマナー
春から新社会人になる人にとって、
ビジネスの場で使う身の回りのものを準備したり、
ビジネスマナーを予習したりと、
忙しい時期になりました。
社会人になって身が引き締まる瞬間の一つが、
自分の名刺を手にした時ではないでしょうか。
名刺は自分の所属などを示すプロフィールの一つでありながら、
ビジネスの礼儀やプロフェッショナリズムを表す大切なツールです。
また、名刺管理方法によってビジネスチャンスが大きく変わります。
この記事では、名刺管理の基本的な方法や名刺の重要性、
新社会人が守るべきマナーについて紹介します。
1.名刺の重要性
名刺は、ビジネスの世界での最初の印象を左右する
重要な要素の一つです。
新しい取引先の人と初対面の際、
名刺は相手に自己紹介を行い、
信頼を構築する手段になるのです。
名刺を通じて、円滑なビジネスコミュニケーションが可能になります。
2.新社会人の名刺マナー
大切な名刺をやりとりする際に覚えておきたいマナーについて
解説します。
丁寧な受け渡し：
名刺は両手で受け渡しましょう。
会社のロゴや名前が指にかからないように持ちます。
基本的には立場が下の人（訪問した側）から先に渡します。
訪問した際には自ら積極的に渡すように心がけます。
名刺の清潔さ：
受け取った名刺は丁寧に扱い、
名刺入れにしまいましょう。
名刺はその人自身を表すものでもあるので、
受け取った名刺も、自分の名刺も大切に扱います。
積極的な名刺交換：
ビジネスの場での名刺交換は積極的に行いましょう。
自己紹介の一環として名刺を交換することで、
ビジネスネットワークを拡大できます。
人と人との繋がりは、ビジネスパーソンにとって財産そのもの。
特に、新入社員や新社会人時代に出会った人は、
社内外問わず自分を導いてくれる人たちです。
3.名刺管理の方法
一度名刺入れにしまった名刺をそのままにしておいてはいけません。
なるべく早く取り出して整理することで、
単なる名刺情報が生きたネットワークに変わります。
名刺ファイルに保管する：
名刺を整理するために、
専用の名刺ファイルや名刺ホルダーを準備しておきましょう。
閲覧しやすく、ある程度収納力のあるものが便利です。
整理せずに名刺入れに入れっぱなし、
デスクや引き出しに放置しないよう注意しましょう。
デジタル化する：
名刺管理アプリやスマートフォンの連絡先帳に
名刺情報をデジタル化することで、
情報を簡単に検索・整理できます。
これは特に多くの名刺を扱う際に便利です。
名刺がどこかに行ってしまった…ということが無いよう、
デジタル化も素早く済ませておきましょう。
分類とラベリング：
業種や関連するカテゴリー別に名刺を分類し、
名刺ファイルにラベルや印を付けて整理します。
これにより必要な情報を素早く見つけることができます。
職種によって最適な方法が異なるでしょう。
職場の先輩のアドバイスも有用です。
名刺交換後のメモ：
名刺を交換した際には、
その人や会話の要点などを名刺にメモしておくと、
後で思い出しやすくなります。
時間が経つと、なかなか思い出せなくなってしまうものです。
名刺ファイルに保管する時や、
デジタル化する時にもメモをつけておきたいですね。
4.メモ書きできる、アナログでデジタルな名刺ファイル
名刺ファイルLog bookは、名刺の横にメモ書きができる、
人との出会いを大切にする名刺ファイルです。
相手の特徴や、どんな場で出会ったか、話した内容を記録しておけば、
今後ビジネスで繋がる可能性が広がります。
また、専用のiOSアプリ「Log book Digi」でデジタル管理もできるので、
アナログ、デジタル、両方で管理したい人におすすめです。
名刺はビジネスにおいて不可欠なコミュニケーションツールであり、
社会人としてのマナーや、ビジネスに役立たるための工夫が必要です。
新社会人になる人には、ビジネスの第一印象をぐっと向上させ、
信頼を築いていけるよう、名刺管理をしてください。
